Ressourcen bedarfsgerecht planen – Entscheidungen absichern
Die Projektverantwortlichen konnten sich nach erfolgter Simulation davon überzeugen, dass die statisch berechneten räumlichen Untersuchungs- und Behandlungskapazitäten den zukünftigen Bedarf vollumfänglich abdecken werden, aber auch genügend Optionen für Leistungssteigerungen ermöglichen. Dies war insbesondere für die Akzeptanz der Nutzer der zukünftigen interdisziplinären Elektivzentren entscheidend, die bislang in jeweils fachabteilungsspezifischen Ambulanzen quasi hoheitlichen uneingeschränkten Zugriff auf räumliche und apparative Ressourcen hatten und die Umstellung auf eine interdisziplinäre Raumnutzung eher kritisch sahen.
Die Simulation zeigte an anderer Stelle auch Handlungsbedarf auf. Durch eine zeitweise zu geringe personelle Besetzung der Leitstelle in der stationären Patientenaufnahme entstand zu bestimmten Tageszeiten eine Engpasssituation, die zu ungenutzten Raum- und Personalressourcen führte. Die Limitierung der administrativen Ressource führte zu einer Effizienzreduzierung des ärztlichen und assistierenden Personals in den nachfolgenden Untersuchungs- und Behandlungsbereichen.
Durch Einplanung einer zusätzlichen temporären Administrativkraft konnte die Limitierung einfach gelöst werden. Dieser Zusammenhang konnte bei der vorgelagerten statischen Berechnung der Kapazitäten nicht entdeckt werden, da die funktionellen Abläufe der Patientenaufnahme und der Untersuchung/Behandlung unabhängig voneinander betrachtet wurden. Die nachstehenden Grafiken verdeutlichen die Veränderung des Bedarfs an Untersuchungsräumen in Abhängigkeit von der Anzahl administrativer Aufnahmeplätze an der Leitstelle.
Für das Elektivzentrum wurde die Analyse der räumlichen Ressourcen in der Planungsphase um die der personellen Ressourcen (Arztdienst und Assistenz) erweitert. Auch hier konnten Potenziale zur Effizienzsteigerung erkannt werden. Ein Nebeneffekt war unter anderem, dass auch Rückschlüsse auf die Ambulanzorganisation in der Bestandssituation gezogen werden konnten. Anpassungen der Präsenzzeiten des Assistenzpersonals zur optimierten Nutzung der U-/B-Räume waren eine Reorganisationsmaßnahme zur Effizienzsteigerung. Weiterhin kann das Personal zukünftige Prozessabläufe einüben und damit bereits heute der Grundstein für eine erfolgreiche – weil effektive – Organisation im Zentralklinikum gelegt werden.